Datenschutzerklärung
Mit den folgenden Informationen erläutern wir, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang von "KI-paul" der Meister Systems GmbH verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
Meister Systems GmbH
Große Präsidentenstr. 10
Telefon: +49 30 92103385
E-Mail: info@meistersystems.de
2. Datenschutzbeauftragter
dsgvoschutzteam.com – Lukmann Consulting GmbH
Packerstrasse 183
A-8561 Söding
service@dsgvoschutzteam.com
+49 7223 95 666 77
3. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem KI-gestützten Telefonsupport zu folgenden Zwecken:
• Entgegennahme und Bearbeitung telefonischer Kundenanfragen
• Terminvereinbarung und Rückruforganisation
• Weiterleitung von Service-, Wartungs- und Supportanliegen
• Erstellung von Gesprächsnotizen und Transkripten
• Dokumentation von Kundenanliegen, Angeboten, Servicefällen und Aufträgen • Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
4. Kategorien personenbezogener Daten
Je nach Inhalt des Gesprächs können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
• Telefonnummer und Anrufzeitpunkt
• Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten
• Angaben zum Anliegen, Auftrag, Objekt oder Gerät
• Gesprächsinhalte
• Audioaufzeichnungen des Telefongesprächs, sofern eine Aufzeichnung erfolgt
• Transkripte und automatisch erzeugte Gesprächsnotizen
• technische Verbindungs- und Metadaten
5. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.
Meister Systems GmbH | KI-Paul Kundenvorlage | Stand Juni 2026 4
Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, kundenfreundlichen und nachvollziehbaren Bearbeitung telefonischer Anfragen.
Soweit Gespräche aufgezeichnet werden, erfolgt die Aufzeichnung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen.
6. Einsatz eines KI-Systems
Im Rahmen des Telefonsupports interagieren Sie mit einem KI-System ("KI-Paul"). Hierüber werden Sie zu Beginn des Gesprächs informiert. Sie können das Gespräch jederzeit beenden oder - sofern angeboten - einen Rückruf durch einen Mitarbeitenden anfordern.
7. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die abschließende Bearbeitung von Kundenanliegen und Vertragsentscheidungen erfolgt durch Mitarbeitende unseres Unternehmens.
8. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur technischen Bereitstellung des KI-gestützten Telefonsupports setzen wir die Meister Systems GmbH als Auftragsverarbeiter ein. Mit Meister Systems wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Meister Systems kann zur Leistungserbringung weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen, insbesondere für Hosting, Telefonie, Sprach-zu-Text, Sprachmodelle und Sprachsynthese. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter kann auf Anfrage bereitgestellt werden.
9. Drittlandübermittlungen
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO. Hierzu werden insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission eingesetzt. Zusätzlich werden Transfer Impact Assessments durchgeführt, soweit dies erforderlich ist.
10. Speicherdauer
Gesprächsnotizen, Transkripte und sonstige im Rahmen des Telefongesprächs erhobene Informationen werden für die Bearbeitung des jeweiligen Kundenanliegens gespeichert.
Soweit diese Daten Bestandteil eines Angebots-, Vertrags-, Service- oder Auftragsvorgangs werden, erfolgt die Speicherung entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach §§ 257 HGB und 147 AO.
Audioaufzeichnungen von Telefongesprächen werden zur Dokumentation von Kundenanfragen, zur Nachvollziehbarkeit von Auftragsinhalten, zur Qualitätssicherung sowie zur Bearbeitung möglicher Rückfragen oder Streitfälle gespeichert.
Soweit Audioaufzeichnungen Bestandteil eines Kunden- oder Auftragsvorgangs sind oder hierfür benötigt werden, können diese für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung bzw. der einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. Nicht mehr erforderliche Audioaufzeichnungen werden gelöscht.
11. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Meister Systems GmbH | KI-Paul Kundenvorlage | Stand Juni 2026 5
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO) • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
12. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat: [zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde einfügen].